Libros Contables, Concepto y tipos de Libros Contables

Hay múltiples variedades de Registros Contables, cada uno con propósitos distintos, aunque con objetivos parecidos. Su función principal es mantener un archivo o documento de los movimientos financieros, económicos y administrativos de una compañía. A través de estos registros, se pueden conocer detalles importantes como los ingresos, los egresos, las inversiones y los desembolsos de sueldos. Además, son una herramienta imprescindible para hacer declaraciones tributarias, aunque cada nación tenga sus propias regulaciones para efectuar dichas declaraciones.

Conceptos y Normas

Es importante tener conocimiento de que la manera en que se efectúa el registro contable en un país específico se encuentra regulada por las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) o IFRS (International Financial Reporting Standards, en inglés). Estos criterios estipulan cuál información debe incluirse en los estados contables y de qué modo debe ser presentada.

Existen distintos tipos de documentos contables, los cuales comprenden registros, análisis y evaluaciones de las operaciones económicas ejecutadas en una compañía, a fin de mantener actualizado el estado financiero y tomar las medidas necesarias para asegurar su supervivencia en el mercado. Algunos de estos documentos son de cumplimiento obligatorio, mientras que otros son parte de los procesos internos de la empresa.

Los documentos contables son registros donde se consigna información de carácter financiero o económico de cualquier negocio o compañía. Estos son de gran utilidad para estudiar cómo incrementar la productividad, cumplir con las obligaciones tributarias ante el gobierno, analizar las estrategias de marketing o simplemente conocer la situación económica y financiera de la empresa. Es esencial que estos documentos sean legalizados de manera progresiva dentro de los plazos establecidos por la ley y ajustados a las Normas Internacionales de Contabilidad.

Para legalizar los documentos contables, es necesario obtener la autorización del alcalde municipal correspondiente al lugar donde se encuentra el establecimiento comercial. Antes de la autorización, el ente encargado realiza una inspección para verificar la documentación. Los datos que deben figurar en estos registros son el nombre completo del propietario del establecimiento, número de identificación, tipo de empresa, nombre del alcalde que otorga la autorización, nombre de la persona que autoriza los libros contables, fecha de emisión del documento y una breve descripción que incluya los artículos legales y las obligaciones a las que está sujeto el establecimiento y su responsable. Una vez obtenida la autorización, los documentos contables pueden ser presentados de diversas maneras.

• En papel: es obligatorio que estos sean presentados con una correcta encuadernación y cada página debe ser enumerada con el fin de evitar modificaciones a futuro.

• En soporte magnético: la información es almacena en un CD o DVD para su posterior legalización.

• Presentación por vía electrónica: la información es enviada a la página web del colegio de Registradores y con ello se dispone de la firma electrónica. 

Tipos de Libros Contables

Tal como se mencionó anteriormente, los libros contables son registros o documentos en los que se consigna la información financiera de una empresa, incluyendo las operaciones llevadas a cabo durante un período determinado. Es necesario legalizar estos documentos periódicamente. Según su naturaleza, podemos distinguir entre libros contables obligatorios y voluntarios, clasificación que se realiza de la siguiente forma:

 Los libros obligatorios son:

• Libro diario

• Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Los libros contables voluntarios son:

• Libro mayor

• Libros auxiliares

Libro Diario

El libro diario es un registro que se lleva en orden cronológico y progresivo de todas las operaciones diarias realizadas en una empresa. Su objetivo es narrar las operaciones diarias en forma de partidas y asientos, los cuales se toman de los comprobantes que la empresa recibe, como facturas, recibos, letras de cambio y pagarés, así como de copias de los documentos emitidos. De esta manera, el libro diario permite llevar un seguimiento detallado de todas las operaciones realizadas en la empresa en un período determinado.

Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Este registro contable comprende el balance de sumas y saldos, el cual es actualizado periódicamente con el saldo de todas las cuentas de la empresa. El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el balance presentado en las Cuentas Anuales, que son informes financieros que reflejan la situación económico-financiera de la empresa. Las Cuentas Anuales constan de cinco documentos: Balance de Situación, Cuenta de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria. Estos informes se realizan una vez al año y no son modificados de manera periódica, a diferencia de los registros anteriores.

Libro Mayor

Después de registrar las operaciones en el libro diario, se procede a mayorizarlas en el libro mayor. En este libro se presentan las distintas cuentas de activo, pasivo, capital contable y resultado, en las cuales se registran las operaciones previamente anotadas en el libro diario. De esta manera, el libro mayor nos proporciona los saldos de las cuentas que se requieren para la elaboración de los diferentes balances.

Libros auxiliares

Los libros auxiliares son registros adicionales que pueden llevar las empresas, y en ellos se detalla y analiza la información contenida en los libros principales. Su función es complementar y facilitar la gestión contable de la empresa. En estos libros se registran detalladamente todas las operaciones realizadas en orden cronológico, y se documentan los valores correspondientes a cada subcuenta.

La presentación o declaración de los libros contables varía de acuerdo al tipo de empresa y a las leyes del país en el que se encuentra. Algunas empresas deben presentarlos en el cuarto mes del año, para mostrar los estados financieros del año anterior, mientras que otras pueden presentarlos en los primeros días de cada mes. En algunos casos, los informes de los libros se presentan cada tres o seis meses, dependiendo del volumen de ventas y las normas establecidas.